Elyone Invoice Plug +

À propos

Elyone Invoice Plug + est une application qui relie votre logiciel comptable Sage 100 à votre CRM HubSpot. Elle envoie automatiquement les factures émises depuis Sage vers les fiches Entreprise correspondantes dans HubSpot, et y affiche les KPI financiers (chiffre d'affaires, impayés, dernières factures) sous forme d'une carte intégrée.

Comment ça marche

L'application est composée de 3 briques qui interagissent :

1. Une application HubSpot que vous installez sur votre portail HubSpot depuis la HubSpot Marketplace. Elle affiche la carte "Factures Sage" sur vos fiches Entreprise.
2. Un service en ligne Elyone qui héberge vos données de facturation et fait le lien entre HubSpot et l'Extracteur.
3. Un Extracteur Sage (logiciel Windows) à installer sur votre serveur Sage. Il lit automatiquement les factures et les envoie au service Elyone.

1. Installation depuis la HubSpot Marketplace

Le client commence par installer l'application sur son portail HubSpot. Cela permet à HubSpot d'autoriser Elyone à afficher la carte sur ses fiches Entreprise.

2. Configuration côté HubSpot

L'application est installée sur votre portail, mais elle a besoin de savoir quelle entreprise Sage correspond à quelle entreprise HubSpot. Cela se fait via un champ de liaison.

Le HubSpot Company ID

Chaque entreprise dans HubSpot possède un identifiant unique (un long nombre). Vous devez le récupérer pour chacune de vos entreprises Sage et le coller dans un champ libre de Sage.

Où trouver l'ID HubSpot d'une entreprise ? Ouvrez la fiche dans HubSpot. L'URL contient l'ID : https://app.hubspot.com/contacts/<portail>/record/0-2/12345678901

3. La carte CRM "Factures Sage"

Une fois l'application installée et l'Extracteur en place, la carte est activée automatiquement sur vos fiches Entreprise. Elle affiche :

• Le nombre total de factures synchronisées
• Le chiffre d'affaires HT cumulé
• Le montant des impayés en cours
• Les 10 dernières factures avec date, montant et statut
• Un bouton "Voir toutes les factures" pour ouvrir le tableau de bord détaillé

Ajouter la carte si elle n'apparaît pas

1. Sur une fiche Entreprise, cliquez sur Actions → Customize the right sidebar
2. Dans la section "Card" cherchez "Factures Sage" et activez-la
3. Sauvegardez. La carte apparaît instantanément sur toutes vos fiches Entreprise

4. Prérequis Sage 100

Avant d'installer l'Extracteur, votre Sage 100 doit avoir un champ libre sur la table Tiers (clients) qui contiendra le HubSpot Company ID de chaque entreprise.

Créer le champ libre

1. Dans Sage 100, ouvrez la structure des fiches Tiers (Fichier → Options → Personnalisation)
2. Ajoutez un champ libre de type Texte
3. Nommez-le HUBSPOT_ID (ou HubSpot ID, les deux conventions sont acceptées)
4. Validez. Le champ apparaît sur toutes les fiches Tiers

Renseigner le champ pour chaque client

Pour chaque entreprise dont vous voulez voir les factures dans HubSpot, ouvrez sa fiche Sage et collez son HubSpot Company ID dans ce champ.

5. Installation de l'Extracteur

L'Extracteur est un logiciel Windows à installer sur le serveur où Sage 100 est installé (ou sur tout poste Windows ayant accès à la base de données SQL Server de Sage).

Téléchargement

Cliquez sur le lien fourni dans votre email d'activation. Un fichier ElyoneInvoicePlug.exe (≈20 Mo) est téléchargé.

Lancement

1. Copiez l'ElyoneInvoicePlug.exe dans un dossier dédié sur votre serveur (ex : C:\Elyone\)
2. Double-cliquez sur l'exécutable
3. L'interface graphique s'ouvre

6. Configuration de l'Extracteur

Au premier lancement, vous devez remplir trois sections.

Connexion Sage 100

Serveur de Licence

Serveur de Données

Extraction

Choisissez la profondeur d'historique à synchroniser au premier lancement :

• 1 mois à 10 ans selon le volume souhaité
• Tout pour remonter l'intégralité des factures

Après le premier lancement, l'Extracteur ne synchronise plus que les nouvelles factures (gestion automatique des doublons via une base de données locale sync_state.db).

Tester la connexion

Cliquez sur Tester la connexion. Le bouton vérifie en parallèle :

1. La connexion à votre base SQL Sage
2. L'activation de votre licence auprès du serveur Elyone

Si tout est OK, vous verrez un message vert : "Sage OK (XXX factures) — Licence : NomDuClient (portal XXXXX)". Sinon, le message en rouge précise la cause du problème.

Sauvegarder

Cliquez sur Sauvegarder. La configuration est chiffrée localement (clé liée au GUID de la machine Windows) dans un fichier config.enc.

7. Planification automatique

L'onglet Planification permet de programmer l'exécution automatique de l'extraction via le Planificateur de tâches Windows.

1. Choisissez la fréquence (toutes les heures, 6 h, 24 h, etc.)
2. Cliquez sur Créer la tâche
3. Une tâche Windows nommée ElyoneInvoicePlug est créée. Elle s'exécutera en arrière-plan à la fréquence choisie

Le bouton Lancer maintenant exécute l'extraction immédiatement, hors planification.

L'onglet Exécution affiche les logs en temps réel des dernières exécutions.

8. Au quotidien

Une fois configuré, le système fonctionne sans intervention :

1. L'Extracteur tourne en arrière-plan selon la planification choisie
2. Il extrait les nouvelles factures Sage (et leur PDF)
3. Il les transmet au service Elyone en ligne
4. HubSpot affiche les KPI à jour sur les fiches Entreprise

Vos commerciaux voient les factures directement sur les fiches Entreprise sans changer d'outil.

9. Relance des impayés

Sur le tableau de bord détaillé accessible depuis la carte HubSpot, chaque facture impayée dispose d'un bouton "Relancer".

Cliquez dessus pour envoyer un email de relance pré-rédigé au contact principal de l'entreprise. L'email contient un lien direct vers le PDF de la facture (signé et sécurisé, valable 7 jours).

FAQ

Les factures ne s'affichent pas sur une fiche Entreprise

Vérifiez dans cet ordre :

1. Le champ HUBSPOT_ID est-il bien rempli sur la fiche client Sage correspondante ?
2. L'ID renseigné correspond-il à la bonne entreprise HubSpot ? (vérifier en visitant la fiche HubSpot dont l'URL contient l'ID)
3. La synchronisation a-t-elle bien tourné depuis que vous avez renseigné l'ID ? (onglet Exécution → "Lancer maintenant")

À quelle fréquence les données sont-elles mises à jour ?

Selon la fréquence définie dans l'onglet Planification de l'Extracteur (toutes les heures par défaut).

Plusieurs postes peuvent-ils utiliser le même Extracteur ?

Non, chaque clé de licence est liée à une seule machine au premier lancement. Pour utiliser sur plusieurs serveurs Sage (multi-sites), il faut une licence par poste.

Mes données sont-elles sécurisées ?

Oui :

• Toutes les communications sont chiffrées en HTTPS (TLS 1.2+)
• Les PDF de factures sont stockés dans un bucket S3 chiffré, accessibles uniquement via des URLs signées et temporaires
• La configuration locale de l'Extracteur (config.enc) est chiffrée avec une clé dérivée du GUID Windows de votre machine
• Hébergement français (OVH) pour le serveur de licences et européen (Hetzner Allemagne) pour le service de données

Quels types de documents Sage sont synchronisés ?

Les factures de vente (DO_Type = 6) et les avoirs (DO_Type = 7). Les bons de commande, devis, etc. ne sont pas envoyés.

Comment annuler mon abonnement ?

Contactez commercial@elyone.com. L'abonnement est annulable en fin de période contractuelle (mensuelle ou annuelle).

Support

Pour toute question ou problème :

• Email : support@elyone.com
• Téléphone : +33 1 75 43 75 37 (du lundi au vendredi, 9h-18h)
• Adresse : Elyone — 40 rue d'Hautpoul, 75019 Paris